ELH式 OUTLOOKでGTDをやる方法 - エンタメLIFEHACKERS::mikye’s daily report

OUTLOOK2007以降でGTDをやる方法は＞こちら＜

(OUTLOOK2003以前向け)メールのフラグ機能を使うとOUTLOOKでGTDのToDoリストっぽいことができることに半年前、気づきました。そこからOUTLOOKの使いにくい仕事リストに別の役割を与えたり、他と役割が被ることの多いカレンダの役割分担をはっきりさせるなどするうちにOUTLOOKでGTDの手法を網羅するに至りました。
今日は、ルールのところだけ公開。

ELH式『OUTLOOKでGTD』ルール
★メールフラグのルール　
〜メールを仕事リストにする〜
・メールにフラグを付けたらTO DOに
・フラグをチェックしたら仕事完了・思いついた仕事は自分宛にメール　
※メールをメモのように自由に編集できるよう、　
メールのツールバーに『メッセージの編集』ボタンをカスタマイズで追加しとくと便利
・フラグの色分けがGTDになっている
赤フラグ　依頼された(または自分の)仕事　すぐ
青フラグ　依頼された(または自分の)仕事　明日以降
黄フラグ　依頼する（または連絡待ち）仕事　すぐ
緑フラグ　依頼する（または連絡待ち）仕事　明日以降　
※仕事依頼した送信済みメールにもフラグを付ける
紫フラグ　いつかやる
↓
（プロジェクトはOUTLOOKの仕事リストへ移動）
↓
（仕事リストを見ながら自分へ次のメール）
↓
橙フラグ　プロジェクト（複雑な仕事）の『次のアクション』
・・・ここまでで、お気に入りにある『フラグの設定されたメール』フォルダがGTDリストに変身！
※設定情報などのメールは重要度-高に。これでお気に入りにある『重要なメール』フォルダは設定情報などのまとめフォルダに。 ※プライベート、取引先、業者などのいわゆる仕事のジャンル分けは受信メールの自動フォルダ分けで実現。フラグ立ったメールはどのジャンルの仕事かはフォルダで判断
★仕事リストのルール　
〜仕事リストはプロジェクトリストにする〜
プロジェクト→仕事リスト(優先度：高)へ
↓
プロジェクトの直近に取るべきアクションを考える→自分へメール→橙フラグ
↓
プロジェクト：別のアクション待ちは(優先度：低)に設定
↓
いつかやる→(優先度：中)に設定
★カレンダーのルール　〜カレンダにだけリマインダ機能を持たせる〜
・メールでお願いしたり電話交渉したりなど連絡のいる仕事と、企画書などまとまった時間のいる重要な仕事をアラーム付きでマッピング
・集中の邪魔になりそうな要連絡の仕事を午前に配置→凄い勢いで片付ける
・仕事がおわったらアラームを消去
・集中すべき重要な仕事を3時間単位で配置←GTDの目的！ ★箴言箴言→喫茶店、寝床から携帯電話で自分へメール→受信トレイ（10個を超えたら→from meフォルダへ移動）
↑
メールはすべてフォルダに自動分類。受信トレイは基本的にカラ。
■ＧＴＤの前に(朝)　〜GTDのクライテリアをおさらい〜
『仕事人生』マインドマップでGTDのクライテリアをおさらい
「この重要な仕事は自分の人生目標の何につながっているのか？」
「重要な仕事のビジョン（完了したイメージ）は？」
■GTDの後に（夜）　
〜GTDの使用目的を達成したか確認〜
「重要な仕事に専念できたか？」
「重要な仕事に何時間使ったか？」「雑用に使う時間は減っているか？」
「雑用をさくさく片付ける快感に逃げてないか？」

OUTLOOK2007はGTDを意識した創りになってる気がしたので、2007なら別の方法があるかもしれませんが、
・2007は重いから使いたくない
・会社で使ってるExchange Serverはすぐに2007対応にはならない
などの理由で、このルールは2007が出てきてもしばらく有用だと思います。
このルールにおちついて2週間たちましたが、ずいぶんスッキリとしたカンジで仕事が流れていってます。
OUTLOOKでGTDをやろうとしていまいち上手くいかなかった方。ぜひ参考にしてみて下さい。